LES FONCTIONS MUTUALISEES

La loi de modernisation du système de santé prévoit un certain nombre de fonctions mutualisées dévolues à l’établissement support pour le compte des établissements membres du groupement, dans un objectif de gestion optimisée.

Zoom sur 3 mutualisations déjà bien engagées

 LE SYSTEME D’INFORMATION DU GHT

La loi prévoit dans un délai rapide une convergence de l’ensemble des systèmes d’information des établissements membres du GHT. L’objectif est de permettre, pour les professionnels médico-soignants de partager facilement les informations de santé des patients dans le cadre des parcours de soins coordonnés et, pour les gestionnaires hospitaliers, de disposer d’outils communs et communicants rendant plus aisé le travail collaboratif et les missions transversales.

Pour coordonner et animer la politique du système d’information du GHT et la trajectoire de convergence, un directeur adjoint en charge du système d’information du GHT a été recruté en septembre 2017.

De nombreuses rencontres ont été organisées avec les professionnels de chaque établissement membre. Une organisation et un schéma cible de la direction du système d’information du GHT ont ainsi été définis.

Le Schéma Directeur du Système d’information (SDSI) est l’outil majeur de pilotage de cette démarche puisqu’il définit de manière consensuelle les infrastructures informatiques, les logiciels, les outils de communication dont devront disposer à terme les établissements membres du GHT Charente-Maritime Sud pour atteindre les objectifs du projet de gestion et du projet médico-soignant.

Le SDSI du GHT Charente-Maritime Sud est en voie de finalisation. Un recueil des besoins a été mené à bien. Le chiffrage du futur SDI est en cours, à la fois sur ses impacts en investissement, en coûts de fonctionnement et en ressources humaines à mobiliser pour l’accompagnement et la mise en œuvre des différents projets identifiés.

 LA FONCTION ACHATS

La loi prévoit que l’établissement support du GHT assure la fonction achats pour le compte de l’ensemble des établissements partie au groupement. A ce titre, il est chargé de la politique, de la stratégie, de la planification et du contrôle de gestion des achats pour ce qui concerne l’ensemble des marchés et de leurs avenants. Il en assure la passation ; les établissements parties en assurant l’exécution.

Chaque GHT doit s’engager dans une démarche de convergence des marchés qui auparavant étaient passés de manière indépendante par chaque établissement. Cette démarche doit permettre d’aboutir au plus tard le 31 décembre 2020 à un calendrier synchronisé pour l’ensemble des marchés du GHT.

Chaque GHT doit par ailleurs élaborer un Plan d’Actions Achat de Territoire (P.A.A.T.) annuel.

La mutualisation de la fonction achats au sein des GHT s’inscrit dans le cadre plus général de la politique de professionnalisation et d’optimisation des achats hospitaliers lancée par le programme PHARE en 2011.

Réunissant des établissements ayant des niveaux de maturité achat, des organisations et des processus achat hétérogènes, elle permet :

• d’utiliser toutes les expertises existantes et de capter les synergies entre les établissements du GHT, dans l’intérêt commun de celui-ci ;

• d’assurer la satisfaction des besoins de tous les établissements du GHT, notamment ceux liés au projet médico-soignant partagé ;

• de renforcer les réseaux des acheteurs hospitaliers et de recentrer le rôle de ceux-ci sur les missions stratégiques de l’achat ;

• de franchir de nouveaux paliers de performance économique, notamment à travers des actions transverses aux établissements.

L’organisation de la fonction achat mutualisée proposée par le directeur des achats, après concertation avec l’ensemble des établissements du GHT, a été validée par le Comité Stratégique et est mise en œuvre depuis le début de l’année 2018 :

• un découpage fonctionnel en 10 départements d’achat a été retenu, dont les responsables sont répartis dans les établissements du GHT ;

• une cellule juridique des contrats œuvrant pour l’ensemble du GHT a été mise en place et un mi-temps de contrôleur de gestion achats a été dégagé pour amorcer l’émergence de cette fonction qui n’était pas individualisée auparavant ;

• pour garantir une souplesse de fonctionnement, un référent achat a été désigné dans chaque établissement partie, auquel une délégation de signature a été accordée pour des marchés de faible montant conclus pour répondre à un besoin non mutualisable ou pour faire face à une situation d’urgence ;

• un comité de coordination achat a été instauré pour assurer la coordination stratégique et la régulation opérationnelle entre tous les acteurs de la fonction achat mutualisée.

 LE DEPARTEMENT D’INFORMATION MEDICALE

Le GHT Charente-Maritime Sud disposait d’un avantage majeur dans la mesure où la fonction d’information médicale était de longue date mutualisée au travers d’un département d’information médicale (DIM) territorial depuis 1996 pour les premiers établissements.

Il existe une équipe transversale multi-professionnelle (médecins, ingénieurs et techniciens en information médicale) intervenant sur l’ensemble du GHT et coordonnant, au plan local, des techniciens en information médicale dédiés à chaque établissement.

Le DIM est en charge du recueil de l’activité médicale réalisée sur les établissements hospitaliers pour assurer la facturation des prises en charge à l’assurance maladie. Il est le garant de la qualité et de l’exhaustivité des informations transmises aux organismes de financement.

Il s’assure par ailleurs du respect de la confidentialité des données de santé et veille à l’anonymisation de celles-ci pour des usages stratégiques, épidémiologiques et statistiques.

Dans la dimension mutualisée conférée par la loi de 2016, le DIM territorial est un partenaire majeur pour les instances décisionnaires du GHT, dans son rôle d’aide au pilotage des activités de soins dans le cadre des projets retenus du PMSP.